Công ty quản lý vận hành nhà chung cư rất hay gặp phải không ít thách thức khi triển khai vận hành tòa nhà, đặc biệt là vào lúc xuất hiện tranh chấp, mâu thuẫn dự án phát sinh còn gây ảnh hưởng khá lớn tới thương hiệu kèm quy trình làm việc của doanh nghiệp quản lý vận hành. Bên dưới là ví dụ một vài trở ngại và cách hoàn thiện của những công ty quản lý chung cư nên chú ý. 1. Thách thức trong quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư Đa phần những mâu thuẫn chung cư hiện nay chủ yếu đều bắt nguồn từ tranh chấp vì khoản tiền bảo trì 2% của chung cư tạo thành. Thực tế quỹ bảo trì tòa nhà là tài chính được dùng với mục đích là để bảo trì cùng với bảo dưỡng những diện tích chung tại tòa nhà, cụ thể gồm có những nhiệm vụ bảo trì tòa nhà định kỳ, đột xuất sửa chữa trang thiết bị trong chung cư nhằm nhanh chóng duy trì chất lượng nhà chung cư tốt nhất. Phần lớn nhiều khúc mắc về quỹ bảo trì tòa nhà đều xuất phát từ vấn đề không minh bạch trong sử dụng quỹ bảo trì, dẫn tới cư dân chung cư không hài lòng và dẫn phát tranh chấp. Đặc biệt có không ít người dân cũng không nắm rõ quỹ bảo trì của tòa nhà chung cư của tòa nhà bao gồm những gì, còn được những gì, lịch trình dùng như thế nào,… Tình hình trên tiếp diễn có thể từ các nguyên nhân như: + Chủ đầu tư chưa bàn giao quỹ bảo trì đến tay ban quản trị, hoặc đã chuyển nhưng không thông báo tới cư dân tòa nhà về số tiền này + Qũy bảo trì do chủ đầu tư cầm do chung cư chưa thành lập ban quản trị để tiếp nhận kinh phí bảo trì. + Bên trong hợp đồng mua bán nhà đất không đề ra những quy định rõ ràng về nhiệm vụ của chủ đầu tư cùng những người liên quan tới khoản tài chính bảo trì tòa nhà. Toàn bộ tranh chấp liên quan tới tiền bảo trì của cư dân và chủ đầu tư hay ban quản trị còn tạo thành tác hại tương đối nhiều đến đơn vị vận hành chung cư, do doanh nghiệp vận hành được xem là nhân vật đứng ở giữa chịu ảnh hưởng do những hậu quả do các cuộc tranh chấp chung cư mang lại. 2. Những khó khăn trong quản lý thông tin dữ liệu tòa nhà Những thách thức một số công ty quản lý tòa nhà thường đụng độ chính là những vấn đề trở ngại ở quản lý thông tin dữ liệu nhà chung cư. Trong đó có thể kể tới những tòa nhà chung cư lớn có những nguồn thông tin dữ liệu khá lớn phải kiểm soát, ví dụ như số liệu thông tin cư dân và khách hàng tại dự án, thông tin dịch vụ trong tòa nhà, thông tin xe cộ, chi phí tài chính thu chi trong tòa nhà…. Cùng nhiều khoản dữ liệu cần báo cáo thống kê khác. Lúc này số lượng thông tin dữ liệu khổng lồ buộc phải tập trung quản lý ở từng phòng ban khiến cho những dữ liệu phải kiểm soát bị rải rác không tập trung. Việc đó làm đơn vị vận hành nhà chung cư gặp phải trở ngại lớn khi quản lý thông tin và dữ liệu trong tòa nhà trên một nền tảng thống nhất và rõ ràng, thậm chí còn có thể bỏ sót những tin tức thiết yếu như phản hồi khiếu nại, nhận xét của chủ sở hữu với khách thuê, khiến cho BQL tòa nhà không thể lập tức nắm bắt đồng thời nhanh chóng giải quyết. Vì vậy để kịp thời xử lý thực trạng này, nhiều đơn vị quản lý tòa nhà kịp thời áp dụng ngay phần mềm quản lý chung cư Landsoft Control của DIP Việt Nam nhằm quản lý tổng hợp tin tức tòa nhà thống nhất ở ngay trên phần mềm, qua đấy tối ưu dịch vụ quản lý tòa nhà bài bản và chuyên nghiệp hơn, kịp thời kiểm soát tin tức cùng với giải quyết vấn đề của cư dân, biến cố ở chung cư ngay tức thì. 3. Một số khó khăn trong việc tổng hợp báo cáo Việc quản lý hệ thống báo cáo thống kê tại chung cư phần lớn làm đơn vị vận hành chung cư xuất hiện vấn đề khó giải, đặc biệt là thời điểm kiểm soát hệ thống báo cáo kế toán, tài chính. Báo cáo tình hình lợi nhuận, thu chi,…. Của tòa nhà đòi hỏi phải theo dõi cập nhật liên tục theo ngày, tuần, tháng với lượng thông tin số liệu cực lớn. Nhưng khó khăn này sẽ được được xử lý đơn giản khi áp dụng giải pháp quản lý tòa nhà Landsoft Control nhằm tối ưu vận hành dịch vụ nhà chung cư. Hệ thống phần mềm còn có những quy trình số hóa hỗ trợ công ty quản lý tòa nhà dễ dàng kiểm soát và quản lý chung cư toàn diện và tốt hơn, bao gồm một số tính năng nghiệp vụ: + Tính năng quản lý tiền phí dịch vụ tiện ích + Nghiệp vụ quản lý mặt bằng tòa nhà + Nghiệp vụ quản lý khách hàng + Nghiệp vụ quản lý đội ngũ nhân viên trong ban quản lý: Thông tin hồ sơ từng nhân sự, Danh sách nhân sự các phòng ban, phân công công việc kèm theo dõi hiệu quả là việc của nhân viên, lịch sử công việc, nhắc lịch nhân viên… + Giải pháp quản lý hệ thống báo cáo, hành chính…. Trong giai đoạn công nghệ số 4.0 vào lúc này, nếu chuyển đổi số hóa doanh nghiệp đang là vấn đề thiết thực mà bất cứ doanh nghiệp nào đều cần dùng tới, trong đó bao gồm các doanh nghiệp quản lý vận hành. Theo dõi thêm tại: landsoft.com.vn
