Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi các thông tin, dữ liệu trên giấy hay quy trình sản xuất, kinh doanh từ hình thức truyền thống thành các định dạng kỹ thuật số được lưu trữ, thao tác trên môi trường internet. Số hóa được hiểu một cách đơn giản giống như khi bạn quét một văn bản báo cáo bằng giấy sang thành PDF. Các dữ liệu không bị thay đổi, chỉ được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số và được lưu trữ an toàn. Số hóa mở ra cho doanh nghiệp nhiều cơ hội để phát triển. Khi một doanh nghiệp, tổ chức thực hiện số hóa, cũng có nghĩa là doanh nghiệp thực hiện quá trình chuyển đổi các quy trình, quản lý và hoạt động từ hình thức thủ công sang dạng số hóa, bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin và các giải pháp kỹ thuật số để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất làm việc... Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, truyền dữ liệu và lưu trữ thông tin. Bởi việc cho phép thông tin của mọi định dạng được lưu trữ ở dạng analog data - dạng vật lý - có thể truyền đi vô thời hạn và không bị mất theo thời gian. Số hóa trong doanh nghiệp cung cấp một lợi thế để thực hiện mọi thứ nhanh hơn, tốt hơn và rẻ hơn. Khi số hóa được sử dụng để tự động hóa các quy trình và cho phép khả năng truy cập tốt hơn. Từ đó tạo nên nhiều cơ hội sản xuất giá trị. II. Ví dụ về số hóa Trong thời đại ngày nay, chắc hẳn bạn đã và đang tiếp xúc với cụm từ “số hóa” này mỗi ngày. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể nhận biết và hiểu về rõ về số hóa. Cùng theo dõi một số ví dụ về số hóa quy trình, quản lý và kinh doanh trong nội dung dưới đây! - Số hóa quy trình sản xuất Một ví dụ điển hình về số hóa quy trình sản xuất là việc áp dụng công nghệ để tự động hóa quy trình sản xuất. Thay vì vẫn giữ quy trình sản xuất thủ công, sử dụng nhiều sức lực của con người thì ứng dụng hệ thống quy trình tự động hóa để tăng năng suất và giảm thiểu sai sót. Một nhà máy sản xuất ô tô có thể sử dụng các robot và máy móc tự động để lắp ráp các linh kiện, tăng tốc độ sản xuất và giảm thiểu sự phụ thuộc vào lao động nhân công. Đồng thời khi quy trình làm việc được tối ưu, doanh nghiệp sẽ có nhiều thời gian để nghiên cứu và phát triển những sản phẩm mới. - Số hóa quản lý dữ liệu Trong một tổ chức, doanh nghiệp việc quản lý dữ liệu là một phần quan trọng để đảm bảo thông tin được tổ chức và truy xuất một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, với nhiều dữ liệu cần được nắm và lưu trữ như vậy. Nếu là phương thức quản lý dữ liệu truyền thống thông qua giấy tờ được đóng gói và lưu trữ tại các tủ đựng hồ sơ, tài liệu, mất nhiều thời gian và công sức để quản lý. Số hóa trong quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí bằng việc sử dụng các hệ thống quản lý dữ liệu tự động. Một công ty tài chính có thể số hóa quy trình xử lý hồ sơ khách hàng bằng cách sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu để tự động nhập, lưu trữ và truy xuất thông tin khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót. - Số hóa trong kinh doanh điện tử Thông qua việc sử dụng các nền tảng trực tuyến và công nghệ số, các doanh nghiệp hoạt động chính trong kinh doanh điện tử có thể mở rộng thị trường tiềm năng và tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng. Một cửa hàng bán lẻ có thể xây dựng một trang web và cung cấp ở trên đó đầy đủ thông tin về doanh nghiệp cũng như sản phẩm, giúp quá trình tìm kiếm và mua sắm của khách hàng trở nên nhanh chóng và dễ dàng. Số hóa kinh doanh điện tử giúp tăng doanh số bán hàng và tạo ra trải nghiệm mua sắm thuận tiện cho khách hàng.
