SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TRONG 10 BƯỚC ĐƠN GIẢN Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là một hệ thống quản lý đơn giản. Nó không phải là hệ thống quản lý chất lượng, mà đó là một hệ thống quản lý, nếu được thực hiện đúng, sẽ tạo ra những sản phẩm chất lượng. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng để được cấp giấy chứng nhận ISO, đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc để sản xuất các sản phẩm tốt hơn. Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng sẽ trở nên dễ dàng nếu bạn thực hiện theo 10 bước trong sơ đồ quy trình đơn giản sau. Cách xây dựng sơ đồ quy trình hệ thống quản lý chất lượng Bước 1. Xác định và lập sơ đồ quy trình quản lý chất lượng của bạn Quá trình tạo sơ đồ quy trình sẽ buộc bạn xác định các quy trình của mình cũng như trình tự và tác động của các quy trình đó (Điều 4.4) . Sơ đồ quy trình rất quan trọng để hiểu ai chịu trách nhiệm cho những vấn đề gì. Họ xác định quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn và truyền đạt dòng chảy của doanh nghiệp. Khi quy trình của bạn đã được vạch ra: – Theo dõi một đơn đặt hàng thông qua hệ thống. – Xác định các quy trình hỗ trợ cho CNTT, Nhân sự và Kế toán. – Xác định cách chất lượng tương tác với từng quy trình để kiểm tra, đánh giá hoặc đưa ra các số liệu hỗ trợ cho mục tiêu chất lượng. Bước 2. Xác định chính sách chất lượng của bạn trong sơ đồ quy trình Chính sách chất lượng nêu rõ sứ mệnh (những gì khách hàng muốn từ bạn) của tổ chức vì nó liên quan đến chất lượng. Đó là nhiệm vụ chất lượng của bạn. Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng và viết chính sách chất lượng, hãy nghĩ về cam kết của bạn đối với trọng tâm khách hàng: – Chất lượng – Bạn cần làm gì một cách nhất quán để làm hài lòng khách hàng? – Sự hài lòng của khách hàng – Yêu cầu từ khách hàng của bạn là gì? – Cải tiến liên tục – Bạn cần làm gì tốt hơn để thỏa mãn khách hàng của mình hơn bây giờ? Bước 3. Xác định mục tiêu chất lượng của bạn Đây là những mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng. Họ phải được truyền đạt và mỗi nhân viên phải hiểu tác động của họ đến chất lượng. ISO yêu cầu các mục tiêu chất lượng của bạn là: – Xuất phát từ chính sách chất lượng của bạn – Đo lường được – Triển khai thông qua tổ chức Bước 4. Xác định khuyết điểm của bạn cho mỗi quy trình trong sơ đồ Khiếm khuyết là sự không phù hợp xảy ra hoặc là lỗi sản phẩm hoặc lỗi quy trình. Mỗi lần xảy ra lỗi, nó cần được tính, sửa và xác định xem có cần phải thực hiện hành động khắc phục hay không. Khi xác định khuyết điểm của bạn: – Xác định khối lượng giao dịch – Xác định lỗi (dựa trên sản phẩm và quy trình) – Xác định cách ghi lại lỗi – Xác định cách các khiếm khuyết được điều lệ và truyền đạt Bước 5. Phát triển tài liệu và hồ sơ của bạn ISO 9001: 2015 yêu cầu một số thông tin tài liệu (hồ sơ). Có nhiều tài liệu và hồ sơ tùy chọn hơn có thể được sử dụng nhưng chúng không bắt buộc. Bắt đầu với bộ tài liệu ISO tối thiểu và thêm nhiều hơn khi cần thiết. – Tạo thông tin tài liệu cần thiết cho mô hình kinh doanh của bạn – Tạo các chính sách, quy trình và biểu mẫu chất lượng cần thiết, như được tìm thấy trong Quy trình ISO 9001:2015 của chúng tôi – Tạo thông tin tài liệu (hồ sơ) cho mỗi quy trình Bước 6. Xác định quy trình chất lượng của bạn Quy trình chất lượng của bạn bao gồm: – Quy trình đánh giá nội bộ – Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa – Đánh giá quản lý, truyền thông và quy trình cam kết Bước 7. Xác định nhu cầu đào tạo của bạn Mọi người cần chứng minh năng lực trong công việc của họ. Đào tạo chỉ là khởi đầu và có thể xảy ra trong công việc, từ một lớp học, hoặc thông qua các phương tiện khác. Dù bằng cách nào: – Năng lực đánh giá nội bộ là rất quan trọng – Đào tạo hành động khắc phục rất được khuyến khích – Đào tạo phân tích hiệu ứng thất bại chế độ (FMEA) được khuyến nghị mạnh mẽ để xác định rủi ro, ưu tiên và hành động. Bước 8. Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng của bạn Có phải bạn sử dụng hệ thống để nó có thể tạo ra những sản phẩm chất lượng. Sử dụng QMS có nghĩa là: – Thu thập liên tục dữ liệu không phù hợp – Xem xét dữ liệu không phù hợp cho hành động khắc phục – Thường xuyên xem xét FMEAs cho các hành động rủi ro – Thực hiện kiểm toán nội bộ và đánh giá quản lý định kỳ Bước 9. Đo lường và theo dõi hiệu suất của bạn Nếu bạn đang sử dụng hệ thống quản lý chất lượng, thì bạn đang thu thập dữ liệu. Nhưng nếu không hiểu? Bạn cần phải: – Theo dõi hiệu suất mục tiêu chất lượng của bạn – Xác định điểm chuẩn hiệu suất mới – Khám phá các cơ hội cải tiến trong dữ liệu của bạn bằng cách xác định xu hướng, mẫu và tương quan Bước 10. Hành động – Cải thiện hiệu suất của bạn Nếu bạn có dữ liệu và xác định xu hướng, thì đã đến lúc hành động. Hành động là những gì QMS là tất cả về. Chúng tôi không theo dõi dữ liệu cho kiểm toán viên, cho ISO hoặc cho người quản lý chất lượng. Toàn bộ mục tiêu là mang lại sự cải thiện và điều này xảy ra bởi: – Ưu tiên các cơ hội cải tiến của bạn – Lựa chọn cơ hội tạo nên sự khác biệt – Củng cố cam kết chất lượng của bạn để đạt được kết quả tốt hơn Cho dù bạn có nhận ra hay không, hệ thống quản lý bạn đang sử dụng là một hệ thống quản lý chất lượng. Vậy tại sao không làm đúng và xây dựng một QMS để sản xuất sản phẩm với chất lượng thực sự? Liên hệ ngay đến viện UCI để biết thêm về cách thức xây dựng QMS. -------------------------------- Lịch khai giảng khoá học cơ bản QAQC/HSE/FSMS Yellow Belt: ✅OFFLINE Chủ nhật (8h30-16h00), khai giảng ngày 14/07/2024 (8 ngày CN). ✅ONLINE 2 4 6 (19h00 - 21h00), khai giảng ngày 22/07/2024 (16 buổi tối). --------------------------------- Viện Nghiên Cứu Quản Trị Kinh Doanh UCI Address: 97 Đặng Dung, P. Tân Định, Quận 1 Hotline: 0919.036.365 - 0909.037.365 Website: uci.vn Email: [email protected]
