Linh tinh Quy trình tổ chức Kick Off Event chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Quy trình tổ chức Kick Off Event chuyên nghiệp cho doanh nghiệp​

Dịch vụ tổ chức sự kiện Kick Off Event là gì?
“Kick off event” là một loại sự kiện hoặc buổi họp đặc biệt được tổ chức để chào đón sự bắt đầu của một dự án, chương trình, chiến dịch hoặc một giai đoạn quan trọng trong kinh doanh. Kick off event có mục đích tạo ra sự tập trung, tinh thần đoàn kết và sự phấn khởi cho tất cả những người tham gia. Trong các sự kiện Kick off cũng sẽ có các tiết mục văn nghệ hoặc các hoạt động tập thể để khơi dậy sự nhiệt huyết trong tinh thần của các thành viên để có thể thực hiện dự án tâm huyết hơn.


Xác định mục tiêu và chủ đề của Kick Off Event
Trước khi tổ chức một Kick Off Event, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu hướng đến. Mục tiêu không chỉ định hình nội dung chương trình mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng kịch bản sự kiện phù hợp, truyền tải thông điệp hiệu quả đến người tham dự. Dưới đây là một số mục tiêu phổ biến của một Kick Off Event:

Giới thiệu dự án, sản phẩm hoặc kế hoạch kinh doanh mới
Khi doanh nghiệp ra mắt một dự án mới, một sản phẩm mới hoặc triển khai một kế hoạch kinh doanh mới, Kick Off Event sẽ là dịp để công bố chính thức. Trong sự kiện này, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ giới thiệu chi tiết về sản phẩm/dự án, lợi ích mang lại, cách thức triển khai và chiến lược phát triển trong tương lai. Ví dụ, nếu công ty công nghệ sắp ra mắt một phần mềm mới, sự kiện có thể bao gồm màn trình diễn tính năng sản phẩm, trải nghiệm dùng thử và phần hỏi đáp với đội ngũ phát triển.

Truyền động lực, tạo tinh thần đoàn kết cho đội ngũ nhân sự
Kick Off Event không chỉ mang tính chất giới thiệu mà còn là một dịp để gắn kết đội ngũ. Những hoạt động truyền cảm hứng, chia sẻ từ lãnh đạo, hoặc các chương trình team building giúp nhân viên cảm nhận được tầm quan trọng của họ trong doanh nghiệp. Chẳng hạn, một công ty bảo hiểm có thể tổ chức sự kiện với thông điệp “Chiến Binh Xuất Kích” để cổ vũ tinh thần đội ngũ kinh doanh bước vào một năm mới với quyết tâm cao nhất.

Công bố mục tiêu chiến lược và phương hướng hoạt động
Nếu doanh nghiệp bước vào một giai đoạn phát triển mới, Kick Off Event sẽ là nơi để công bố tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược hoạt động trong thời gian tới. Đây là dịp để ban lãnh đạo chia sẻ những mục tiêu dài hạn, đồng thời truyền tải thông điệp đến toàn thể nhân viên để họ cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung. Ví dụ, một tập đoàn bán lẻ có thể tổ chức sự kiện với chủ đề “Tăng Tốc – Bứt Phá 2025”, trong đó trình bày kế hoạch mở rộng thị trường và phát triển thương hiệu.

Lên kế hoạch tổ chức Kick Off Event chi tiết
Sau khi xác định mục tiêu và chủ đề, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch chi tiết, bao gồm:


Xác định thời gian và địa điểm
Thời gian tổ chức nên phù hợp với lịch trình làm việc của doanh nghiệp và đảm bảo sự tham gia đông đủ.
Địa điểm có thể là hội trường công ty, trung tâm hội nghị hoặc không gian ngoài trời tùy theo quy mô sự kiện.

Dự toán ngân sách
Ngân sách cho Kick Off Event cần được tính toán rõ ràng, bao gồm:
Chi phí thuê địa điểm.
Chi phí thiết kế và thi công sân khấu, backdrop.
Phí thuê MC, diễn giả, ban nhạc (nếu có).
Chi phí tổ chức hoạt động team building, quà tặng cho nhân viên.

Lên timeline sự kiện
Xây dựng timeline giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tránh sai sót. Một chương trình Kick Off Event chuyên nghiệp có thể bao gồm:
Đón khách và ổn định chỗ ngồi.
Phát biểu khai mạc của ban lãnh đạo.
Giới thiệu dự án, sản phẩm hoặc chiến lược mới.
Hoạt động team building hoặc workshop.
Kết thúc và cảm ơn khách mời.

Thiết kế nội dung hấp dẫn cho Kick Off Event
Một Kick Off Event thành công không chỉ phụ thuộc vào quy trình tổ chức mà còn ở cách doanh nghiệp truyền tải thông điệp. Để tạo ấn tượng mạnh mẽ và khơi dậy tinh thần nhiệt huyết của đội ngũ nhân sự, nội dung chương trình cần được xây dựng chặt chẽ, hấp dẫn và mang lại giá trị thực sự cho người tham dự.

Bài phát biểu truyền cảm hứng:
Bài phát biểu của ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc truyền động lực và tạo kết nối giữa doanh nghiệp với nhân viên. Một bài phát biểu thành công cần có:

Mở đầu ấn tượng: Có thể là một câu chuyện ngắn về hành trình phát triển của công ty, một thành tựu đáng tự hào hoặc một câu danh ngôn truyền cảm hứng.

Nội dung cô đọng, mạnh mẽ: Không nên quá dài dòng, mà tập trung vào thông điệp chính như mục tiêu phát triển, cơ hội mới và định hướng sắp tới của doanh nghiệp.

Tương tác với người tham dự: Lãnh đạo có thể đặt câu hỏi, khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ hoặc cảm nhận về công ty để tăng sự kết nối.

Ví dụ, nếu công ty sắp ra mắt một sản phẩm mới, bài phát biểu có thể nhấn mạnh: “Chúng ta không chỉ tạo ra một sản phẩm, mà còn mang đến một giải pháp đột phá cho khách hàng. Hãy cùng nhau biến điều này thành hiện thực!”

Một bài phát biểu có sức ảnh hưởng sẽ giúp nhân viên cảm thấy tự hào, gắn kết và sẵn sàng chinh phục những thử thách mới.

Sử dụng công nghệ hỗ trợ để tăng tính hấp dẫn:
Ứng dụng công nghệ trong sự kiện giúp nội dung trở nên sống động, dễ tiếp cận và thu hút sự chú ý của người tham dự. Một số cách áp dụng công nghệ hiệu quả gồm:

Trình chiếu video, hình ảnh: Doanh nghiệp có thể tạo video giới thiệu về hành trình phát triển, thành tựu nổi bật hoặc tầm nhìn trong thời gian tới. Một video mở đầu ấn tượng với những hình ảnh thành công trong quá khứ sẽ khơi dậy tinh thần quyết tâm trong tập thể.

Hiệu ứng âm thanh, ánh sáng: Kết hợp âm nhạc sôi động, đèn LED và màn hình lớn để tạo không khí hào hứng. Ví dụ, khi công bố chiến lược mới, doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu ứng ánh sáng thay đổi theo từng giai đoạn của bài phát biểu để tăng sự kịch tính.

Sân khấu ảo (Virtual Stage) hoặc livestream: Nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc có sự tham gia của nhân viên ở nhiều khu vực khác nhau, việc ứng dụng livestream hoặc công nghệ sân khấu ảo giúp tăng sự kết nối.

Việc tận dụng công nghệ không chỉ giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn làm tăng trải nghiệm của người tham dự.

Hoạt động tương tác giúp nhân viên gắn kết:
Một sự kiện Kick Off không nên chỉ có những bài phát biểu hay phần trình bày đơn thuần, mà cần có các hoạt động tương tác để tạo sự hào hứng và khuyến khích nhân viên tham gia. Một số hoạt động gợi ý:

Mini game liên quan đến mục tiêu sự kiện: Ví dụ, nếu doanh nghiệp đang tập trung vào tinh thần teamwork, có thể tổ chức trò chơi giải mật thư hoặc thử thách ghép hình về tầm nhìn công ty.

Thảo luận nhóm: Chia nhân viên thành từng nhóm nhỏ và giao cho họ một chủ đề thảo luận, chẳng hạn như “Làm thế nào để đạt được mục tiêu doanh số 2024?” Điều này giúp họ suy nghĩ chiến lược và cùng nhau tìm ra giải pháp.

Khảo sát ý kiến nhanh: Sử dụng bảng khảo sát trực tuyến hoặc ứng dụng điện thoại để thu thập phản hồi ngay trong sự kiện. Điều này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn về kỳ vọng và cảm nhận của nhân viên.

Những hoạt động này không chỉ giúp sự kiện trở nên sôi động hơn, mà còn giúp nhân viên cảm thấy họ thực sự là một phần quan trọng của tổ chức.


Triển khai và điều phối Kick Off Event chuyên nghiệp
Trong ngày diễn ra Kick Off Event, việc điều phối cần được thực hiện chặt chẽ, linh hoạt để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng kế hoạch và tạo ấn tượng mạnh mẽ với người tham dự. Một sự kiện chuyên nghiệp không chỉ phụ thuộc vào sự chuẩn bị trước đó, mà còn đòi hỏi khả năng kiểm soát từng chi tiết nhỏ trong suốt quá trình tổ chức.

Kiểm tra kỹ thuật trước sự kiện:
Trước khi sự kiện chính thức bắt đầu, ban tổ chức cần tiến hành kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật để tránh các sự cố không mong muốn. Các bước quan trọng bao gồm:

Âm thanh, ánh sáng, màn hình LED: Đảm bảo loa phát rõ ràng, không bị nhiễu hoặc mất tín hiệu. Kiểm tra ánh sáng sân khấu để phù hợp với từng phần trong chương trình. Nếu có màn hình LED trình chiếu nội dung, cần chạy thử trước để kiểm tra lỗi hiển thị.

Micro và thiết bị trình chiếu: MC, diễn giả và ban lãnh đạo sẽ sử dụng micro cầm tay hoặc micro cài áo, do đó cần kiểm tra xem thiết bị có hoạt động ổn định không. Máy chiếu hoặc màn hình cần đảm bảo chạy đúng nội dung theo kịch bản.

Danh sách khách mời & nhân sự tổ chức: Đội ngũ lễ tân cần có danh sách đầy đủ khách mời để tránh trường hợp thiếu sót. Đồng thời, cần phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong ban tổ chức để mọi người chủ động phối hợp.

Việc kiểm tra kỹ thuật kỹ lưỡng giúp hạn chế tối đa những sự cố bất ngờ, đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và mượt mà.

Điều phối chương trình linh hoạt:
Trong quá trình diễn ra Kick Off Event, điều phối viên và MC đóng vai trò quan trọng trong việc giữ nhịp chương trình và xử lý tình huống phát sinh. Các nguyên tắc cần đảm bảo:

MC bám sát kịch bản nhưng linh hoạt ứng biến: Ngoài việc dẫn dắt chương trình, MC cần quan sát phản ứng của khán giả để điều chỉnh giọng điệu, tương tác phù hợp. Nếu có sự cố nhỏ, MC cần khéo léo dẫn dắt mà không làm ảnh hưởng đến không khí sự kiện.

Đội ngũ hỗ trợ luôn sẵn sàng: Các thành viên ban tổ chức cần có mặt tại những khu vực quan trọng như quầy check-in, sân khấu, khu vực khách VIP để hỗ trợ khi cần thiết. Nếu có khách đến muộn, đội ngũ lễ tân cần hướng dẫn họ ổn định chỗ ngồi nhanh chóng.

Giám sát chặt chẽ từng hạng mục: Ban tổ chức nên có một người chuyên trách giám sát timeline sự kiện, đảm bảo từng hoạt động diễn ra đúng kế hoạch. Nếu có thay đổi đột xuất (ví dụ: phần trình bày của lãnh đạo kéo dài hơn dự kiến), cần nhanh chóng điều chỉnh thời gian hợp lý.

Sự linh hoạt trong điều phối giúp sự kiện duy trì tính chuyên nghiệp và tạo trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự.

Ghi lại khoảnh khắc sự kiện để tối ưu truyền thông:
Bên cạnh việc tổ chức thành công sự kiện, doanh nghiệp cần tận dụng Kick Off Event như một cơ hội truyền thông mạnh mẽ. Việc ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ sẽ giúp sự kiện không chỉ có sức ảnh hưởng tại thời điểm diễn ra mà còn lan tỏa giá trị lâu dài.

Chụp ảnh & quay video highlight:
Nên có một đội ngũ nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để ghi lại hình ảnh từ nhiều góc độ khác nhau, từ khung cảnh toàn bộ sự kiện đến các khoảnh khắc tương tác của nhân viên.

Quay video highlight tổng hợp những phần quan trọng như phát biểu của ban lãnh đạo, hoạt động team building, cảm xúc của nhân viên để làm tư liệu nội bộ hoặc chia sẻ trên các kênh truyền thông.

Livestream sự kiện trên mạng xã hội:
Nếu sự kiện có quy mô lớn hoặc có đối tác, nhân viên từ xa, việc livestream trực tiếp trên Facebook, YouTube, LinkedIn sẽ giúp tăng độ phủ sóng và gắn kết cộng đồng doanh nghiệp.

Nên có MC hoặc người dẫn chương trình tương tác với khán giả online, đồng thời mở phần bình luận để người xem đặt câu hỏi, tạo sự tương tác đa chiều.

Thu thập phản hồi sau sự kiện:
Gửi khảo sát nhanh qua email hoặc ứng dụng di động để thu thập ý kiến từ nhân viên về trải nghiệm sự kiện.

Tổng hợp những phản hồi tích cực để đăng tải trên website hoặc fanpage công ty, qua đó nâng cao hình ảnh thương hiệu.

Việc lưu lại và chia sẻ những khoảnh khắc quan trọng không chỉ giúp Kick Off Event trở nên ý nghĩa hơn, mà còn tạo động lực mạnh mẽ cho các sự kiện nội bộ tiếp theo của doanh nghiệp.