QUY TẮC 5S TRONG VẬN HÀNH KHO HÀNG Áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng giúp doanh nghiệp quản lí chặt chẽ kho hàng, tránh thất thoát hàng hóa, cân đối trong việc xuất nhập hàng. Bên cạnh đó còn tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, cải thiện tác phong làm việc của nhân viên giúp tăng năng suất làm việc và giảm chi phí logistic. Quy tắc 5S là một khái niệm được xuất xứ từ đất nước kỷ luật Nhật Bản nhằm giúp công việc hiệu quả, hiệu suất hơn, tiết kiệm thời gian, công sức cho việc quản lý cũng như kiểm soát hoạt động của từng nhân viên. Áp dụng quy tắc này sẽ nâng cao năng suất trong vận hành kho hàng. 1. Sàng lọc-sort (S1): Sàng lọc là yêu cầu đầu tiên trong việc vận hành kho hàng. Với hàng hóa, khi đưa vào kho hàng đều phải được kiểm tra và xem xét một cách kĩ lưỡng, được phân loại rõ ràng để đưa vào một hệ thống phù hợp. Bên cạnh đó, cần đưa những thiết bị hàng hóa hoặc vật dụng không cần thiết mang ra khỏi kho hàng. Cần kiểm tra một cách nghiêm túc, chi tiết và cẩn thận nếu thực sự không cần thiết nên đưa ra khỏi kho hoặc có giá trị thì nên mang đến bộ phận phù hợp. Với người Nhật, họ có một “ lối sống tối giản”. Chính vì vậy việc giữ lại những đồ thực sự cần thiết đối với họ là điều tất yếu. Quá trình sàng lọc tốt sẽ giúp cho các bước về sau dễ dàng thực hiện hơn rất nhiều. Với các kho hàng, việc sàng lọc nên thực hiện từ 1-3 tháng/ lần sẽ mang lại hiệu quả đáng kể cho công việc của nhân viên. 2. Sắp xếp-Set in order (S2): Với tiêu chí “ dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại” việc sắp xếp kho hàng một cách hợp lí là điều tất yếu. Sự sắp xếp này áp dụng cho mọi vật dụng trong kho từ các sản phẩm, hàng hóa tới các máy móc trang thiết bị vật dụng trong kho hàng. Mọi thứ cần được sắp xếp ngay ngắn, đúng thứ tự để lúc cần thiết ai cũng có thể lấy một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Với các kho hàng, tốt nhất nên sử dụng một chiếc bảng chỉ dẫn, đánh dầu các khu vực để các loại mặt hàng, sản phẩm này theo thứ tự để có thể vận hàng quy tắc 5S đúng chuẩn. 3. Sạch sẽ-Standardize (S3): Sạch sẽ chính là thứ cốt yếu của mọi không gian. Bất kể là không gian sinh hoạt chung hay nơi làm việc thì việc giữ gìn vệ sinh là một điều mang tính tất yếu. Một nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ ít bụi bẩn sẽ giúp cho tinh thần làm việc của nhân viên, quản lý trở nên thoải mái và có thể tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Đặc biệt với kho hàng, việc sạch sẽ cần phải ưu tiên hàng đầu để đảm bảo những điều kiện tất yếu trong việc quản lý và bảo vệ hàng hóa, sản phẩm. Chính vì vậy, việc lên kế hoạch dọn dẹp kho theo định kỳ nên được sắp xếp thường xuyên, mỗi kho cần có quy định chung về việc giữ gìn an toàn vệ sinh để có thể bảo quản kho một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, việc bảo vệ và bảo dưỡng các thiết bị máy móc trong kho là điều cần lưu ý. Với những kho hàng sạch sẽ, các đối tác trong lĩnh vực kinh doanh của bạn sẽ thêm phần hài lòng và mang lại điểm công lớn cho họ. 4. Săn sóc-Sustaint (S4): Với bước thứ 4 này, săn sóc được coi là bước chuẩn hóa và giám sát cho ba bước S đi trước. Ở bước này, các chủ kho nên lập ra các quy định mang tính cụ thể hóa để các nhân viên trong kho luôn luôn có trách nhiệm với kho hàng và trách nhiệm chung với tập thể. Đối với các cá nhân làm việc tốt và luôn thực hiện nghiêm chỉnh, việc nhận được những phần thưởng hoặc phần quà mang tính khích lệ sẽ kích thích tinh thần làm việc cũng như phát triển của kho hàng được nâng lên đáng kể. Mỗi cá nhân cần được rèn giũa để có một tác phong làm việc mang tính chuyên nghiệp, có trách nhiệm và an toàn. Không chỉ nhân viên, các ban quản lí và lãnh đạo đều cần tuân thủ theo đúng những quy tắc đưa ra không chỉ để làm gương cho nhân viên mà còn để chính doanh nghiệp mình, công ty mình phát triển lên một tầm cao mới. 5. Sẵn sàng-Self-Discipline (S5): Với những yêu cầu và quy định trên mỗi nhân viên đều cần phải áp dụng một cách triệt để, rõ ràng không đối phó để có thể mang lại hiệu quả tuyệt đối. Sẵn sàng chính là yếu tố cuối cùng của 5S. Với mục tiêu này mỗi cá nhân cần tuân thủ tất cả các quy định bằng sự tự giác và có trách nhiệm cao. Với mỗi nhân viên, cần khơi dậy trong lòng họ ý thức rằng xưởng, kho này là công việc của mình, là nơi mình cần gắn bó, là nơi để bản thân mình có thể phát triển và bản thân mình cũng mang lại giá trị và vai trò hết sức quan trọng. Hiện nay, mô hình làm việc 5S còn được phát triển lên thành mô hình 6S và 7S. Tuy nhiên mô hình 5S vẫn được áp dụng tuyệt vời nhất trong công ty, xưởng và nhà kho mang lại những hiệu quả vượt bậc trong công việc và trách nhiệm của nhân viên. Bài viết trên đây chính là tiêu chuẩn 5S áp dụng trong kho hàng hiệu quả. Hy vọng rằng 5S sẽ tạo nên điều bất ngờ lớn cho doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn vui vẻ. LEGEND SHIPPING HEAD OFFICE: 260 Chu Van An Street, Ward 26, Binh Thanh District, Ho Chi Minh City, Vietnam Tel: 8428 35533596 (24lines) Hotline 1: +84 934 132 356 Hotline 2: +84 949 935 340 Fax: 8428 35533509 Email: [email protected] HAI PHONG OFFICE: No.3 Le Thanh Tong Street, May To Ward, Ngo Quyen District, Hai Phong City, Vietnam Tel: 84225 3999679 Fax: 84225 3999569 Email: [email protected]
