Tổ chức sự kiện sẽ thường được tổ chức trong nhiều lĩnh vực điển hình như kinh doanh, thương mại, giải trí hay thể thao. Mỗi sự kiện sẽ được tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau để đạt được những mục đích cụ thể mà doanh nghiệp đề ra. Để tạo nên một sự kiện thành công thì người đứng ra tổ chức có trọng trách rất quan trọng, đòi hỏi một người tổ chức cần có các yếu tố như khả năng sáng tạo, kĩ năng phân tích, đánh giá, kĩ năng xây dựng kế hoạch chi tiết, kĩ năng đàm phán….Vậy để hiểu rõ hơn về công việc và kĩ năng của một chuyên viên tổ chức sự kiện thì các bạn cùng theo dõi bài viết này của LuxEvent nhé! 1. CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? Chuyên viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và quản lý các hoạt động sự kiện nhằm đáp ứng mục tiêu và yêu cầu của khách hàng. Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện bao gồm lựa chọn địa điểm, quản lý ngân sách, thiết kế chương trình, liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ và đảm bảo sự thành công của sự kiện. 2. CÔNG VIỆC CHÍNH CỦA CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN Một chuyên viên tổ chức sự kiện cần đảm nhận những nhiệm vụ sau Phối hợp làm việc nhóm cùng các đối tác liên quan Chuyên viên tổ chức sự kiện cần liên hệ với các đối tác để chuẩn bị những hạng mục cần thiết cho sự kiện như: mặt bằng, phòng họp, cổng chào… Để tạo nên một sự kiện thành công thì một người không thể làm nhiều công việc cùng một lúc. Vậy nên, để có một buổi sự kiện thành công cần đến sự hợp tác của một đội ngũ, việc tạo nên một mạng lưới chuyên nghiệp đảm nhận và thực thi ở từng khâu khác nhau như điều phối, lập kế hoạch là điều bắt buộc mà bất kỳ một chuyên viên sự kiện nào cũng cần quan tâm. Tiếp nhận và triển khai kế hoạch theo yêu cầu. Khi tiếp nhận một dự án từ các sếp hay khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, yêu cầu của một chuyên viên tổ chức sự kiện là bắt đầu xây dựng, triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên những ý tưởng sơ khai ban đầu Khi thực hiện một bản kế hoạch cho sự kiện, đòi hỏi rất nhiều sự sáng tạo và kĩ năng lập kế hoạch tốt để trình bày với sếp/khách hàng, đảm bảo được đó là một phương án đề xuất hiệu quả. Trình bày kế hoạch Để sếp/khách hàng có thể tin tưởng rằng khi sự kiện giao cho bạn quản lý sẽ đảm bảo thành công thì bạn phải trình bày được kế hoạch sự kiện của mình. Trong một bản kế hoạch dự kiến sẽ bao gồm ý tưởng, chủ đề, bảng thống kê dự kiến về số thành viên tham gia sự kiện, bảng kinh phí dự trù, mức độ tương tác của khán giả trong sự kiện…. Sau khi bản kế hoạch đã được trình bày thì sẽ được sửa đổi, trao đổi và đi đến thống nhất. Sau khi bản kế hoạch đã được thống nhất thì sẽ bắt đầu đi vào giai đoạn thực hiện. Bàn giao công việc cho từng cá nhân thực hiện Sau khi kế hoạch của chương trình đã được duyệt, chuyên viên sự kiện sẽ bắt đầu điều phối những cá nhân thực thi. Từng cá nhân sẽ được giao trọng trách quản lý những khâu thực thi như đội ngũ dựng sân khấu, âm thanh - ánh sáng, tiếp đón khách mời xếp khách hàng vào vị trí ngồi, đảm nhiệm dịch vụ ăn - uống cho các khách mời… Theo dõi, giám sát và kiểm tra từ khi bắt đầu sự kiện đến khi kết thúc Một ban tổ chức sự kiện linh hoạt và chuyên nghiệp cần phải có kĩ năng xử lý tình huống nhạy bén để đảm bảo chương trình vẫn diễn ra đúng kế hoạch. Khi đã lên kế hoạch và điều phối công việc, sau đó bạn còn phải là người theo sát và kiểm tra từng khâu thực hiện của chương trình để tránh phát sinh rủi ro không đáng có. Lập báo cáo kết quả Sau khi chương trình kết thúc công việc bạn cần làm đó là bạn phải hoàn thành các bảng báo cáo về kết quả của sự kiện. Đây là công việc đòi hỏi những số liệu thực tế, chính xác như số lượng người tham gia, sự hài lòng, tương tác của khách hàng, bảng chi phí,... Điều này thể hiện bạn là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có tâm và có trách nhiệm. Về phía khách hàng cũng sẽ đánh giá được sản phẩm mà bạn đã tạo ra cho khách hàng thông qua bảng báo cáo này. 3. CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC SỰ KIỆN CẦN NHỮNG KĨ NĂNG GÌ? Tư duy sáng tạo Chuyên viên tổ chức sự kiện cần một khả năng tư duy sáng tạo và phong phú, bạn cần tập trung tối đa khả năng đó vào chương trình của mình để tạo nên một sản phẩm độc lạ, thu hút khách hàng. Bên cạnh những khả năng chuyên môn thì tố chất sáng tạo, tâm hồn bay bổng phong phú sẽ giúp cho công việc của bạn được tốt hơn rất nhiều. Khả năng nghiên cứu Bên cạnh kĩ năng điều phối công việc tốt thì bạn cũng cần trau dồi thêm kỹ năng nghiên cứu để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Để nâng cao được chất lượng của sản phẩm thì việc nghiên cứu hành vi, mức độ tương tác và cảm xúc của người tham gia chương trình. Điều này sẽ giúp cho người tổ chức nâng cao được trải nghiệm của người dùng qua từng chương trình. Bạn phải nghiên cứu kĩ qua từng khâu thực hiện đảm bảo cho người tham gia có một trải nghiệm tốt Khả năng lên kịch bản, lên kế hoạch Công việc của người làm sự kiện không chỉ đơn thuần là công việc chân tay mà còn cần phải có kỹ năng lên kịch bản để sản xuất được những sự kiện ấn tượng và gây thu hút. Để phát triển và rèn luyện khả năng này người tổ chức cần có tư duy logic, rành mạch và trí tưởng tượng sáng tạo đặc biệt Một sự kiện được cho là thành công thì cần đảm bảo được mục tiêu đề ra ban đầu . Vậy nên chuyên viên sự kiện cần biết cách viết một bản proposal hay còn gọi là bản kế hoạch chi tiết sự kiện một cách hoàn chỉnh để đảm bảo yếu tố chương trình sẽ tránh được sai sót và đạt được mục tiêu khách hàng hướng đến. Qua bài viết này LuxEvent hy vọng sẽ mang đến cho các bạn nhiều thông tin thú vị và hữu ích cho các bạn. Các bạn hãy trau dồi cho mình những kĩ năng thật tốt và nâng cao chuyên môn để trở thành một chuyên viên sự kiện tài năng trong tương lai. LuxEvent chúc các bạn sẽ trở thành một chuyên viên sự kiện chuyên nghiệp nhé! >>Nguồn: https://luxevent.net/ky-nang-to-chuc-su-kien/
