Phần tiếp theo đây, chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về mô tả công việc của bộ phận hành chính văn phòng, bạn cùng đọc tiếp nhé. Quản lý hồ sơ, giấy tờ Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, công văn,… được gửi đến công ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác. Hành chính văn phòng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của công ty. Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phòng tiếp nhận và xử lý. Lập các văn bản theo yêu cầu của ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong công ty và in ấn, phát hành khi cần thiết. Công tác lễ tân Nhân viên hành chính văn phòng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại công ty. Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo yêu cầu. Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong công ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo. Công tác quản lý tài sản, thiết bị Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của công ty phù hợp với tình hình, yêu cầu thực tế, đảm bảo cho quá trình làm việc tốt nhất của nhân viên. Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phòng phẩm kịp thời phục vụ quá trình làm việc của công ty. Quản lý hồ sơ nhân viên Hành chính văn phòng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên. Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện công tác ký kết hợp đồng với nhân viên. Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo yêu cầu của Pháp luật. Giải quyết những thắc mắc, yêu cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của công ty.
