Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng trong nhiều lĩnh vực, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt tài chính. Dự trù kinh phí chính xác là bước đầu tiên để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Làm sao để có thể có một kế hoạch tài chính hiệu quả cho sự kiện? Hãy cùng VietPower tham khảo trong bài viết dưới đây nhé! Bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị gồm những thông tin gì? 1. Thông tin chung Tên hội nghị: Thời gian: (Ngày, giờ bắt đầu và kết thúc) Địa điểm: Số lượng đại biểu: Ban tổ chức: (Tên, chức danh) 2. Kinh phí dự trù Thuê địa điểm: Chi phí thuê phòng hội nghị: Chi phí thuê trang thiết bị âm thanh, ánh sáng: Chi phí trang trí hội trường: Dịch vụ ăn uống: Tiệc trà sáng/trưa/chiều: Bữa trưa/tối: Nước uống: Vật tư, thiết bị: In ấn tài liệu: Banner, backdrop: Kỷ niệm chương: Văn phòng phẩm: Hỗ trợ di chuyển: Xe đưa đón đại biểu: Vé máy bay/tàu hỏa (nếu có): Chi phí khác: In ấn thiệp mời: Quà tặng đại biểu: Chi phí phát sinh: 3. Tổng kinh phí dự trù 4. Ghi chú Bảng dự trù kinh phí này chỉ mang tính chất tham khảo, có thể thay đổi tùy theo thực tế. Cần cập nhật bảng dự trù kinh phí sau khi có thông tin chính thức từ các nhà cung cấp dịch vụ. Cần lưu ý những gì lập bảng dự trù kinh phí 1. Xác định mục tiêu rõ ràng Xác định mục đích của bảng dự trù kinh phí (cho dự án, sự kiện, hoạt động nào?). Mục tiêu cần cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế và có thời hạn. 2. Phân tích các hạng mục chi phí Liệt kê tất cả các hạng mục chi phí dự kiến phát sinh. Phân loại chi phí theo nhóm (nhân sự, nguyên vật liệu, trang thiết bị,...). Ước tính giá trị cho từng hạng mục chi phí. 3. Thu thập thông tin giá cả Tham khảo giá thị trường cho từng hạng mục chi phí. Lấy báo giá từ các nhà cung cấp tiềm năng. Cân nhắc các yếu tố ảnh hưởng đến giá cả (thời điểm, số lượng, chất lượng,...). 4. Dự trù chi phí phát sinh Luôn dự trù một khoản chi phí cho các tình huống phát sinh ngoài dự kiến. Tỷ lệ dự trù thường từ 10% đến 20% tổng kinh phí. 5. Trình bày bảng dự trù khoa học Bảng dự trù cần rõ ràng, dễ hiểu, bố cục hợp lý. Cung cấp đầy đủ thông tin về từng hạng mục chi phí. Sử dụng các công thức tính toán tự động trong bảng tính. 6. Cập nhật và điều chỉnh bảng dự trù Thường xuyên cập nhật bảng dự trù dựa trên tình hình thực tế. Điều chỉnh bảng dự trù khi có thay đổi về mục tiêu, kế hoạch hoặc giá cả. 7. Phân tích và đánh giá bảng dự trù Phân tích mức độ hợp lý của tổng kinh phí dự trù. So sánh với các dự án, sự kiện tương tự. Đề xuất phương án tối ưu hóa chi phí nếu cần thiết. Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị STT Hạng mục Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Thuê địa điểm [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về địa điểm] 2 Âm thanh, ánh sáng [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về âm thanh, ánh sáng] 3 Trang trí hội trường [Đơn vị tính] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về trang trí] 4 In ấn tài liệu [Loại tài liệu] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về in ấn] 5 Nước uống, hoa quả [Loại] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về nước uống, hoa quả] 6 Ăn trưa, ăn tối [Loại bữa ăn] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về ăn trưa, ăn tối] 7 Lưu trú [Loại phòng] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về lưu trú] 8 Phí đi lại [Loại phương tiện] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về phí đi lại] 9 Phí diễn giả [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về phí diễn giả] 10 Quà tặng [Loại quà] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về quà tặng] 11 Chi phí khác [Liệt kê các chi phí khác] [Số lượng] [Đơn giá] [Thành tiền] [Ghi chú về chi phí khác] Tổng cộng [Tổng cộng] Mẫu bảng dự trù kinh phí trên chỉ là ví dụ, bạn có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp với nhu cầu của mình. Hy vọng mẫu bảng dự trù kinh phí này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tổ chức hội nghị thành công. Nguồn tham khảo: https://viet-power.vn/mau-bang-du-tru-kinh-phi-to-chuc-hoi-nghi/
