Điều khoản 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn Quyền hạn và trách nhiệm có mối liên quan chặt chẽ với nhau và hai vấn đề này sẽ đi với nhau như hình với bóng. Điều này có nghĩa là việc phân công trách nhiệm phải đi cùng với quyền hạn thích hợp. Có 2 lý do phải phân chia quyền hạn và trách nhiệm: · Thứ nhất, nếu một người được phân công một số trách nhiệm mà không có đủ quyền hạn nhất định thì người ấy sẽ không thể thực hiện tốt công việc được giao và cũng không thể đạt được kết quả mong muốn. · Thứ hai, nếu trao quyền cho một cá nhân mà quyền này không phù hợp với trách nhiệm thì việc sử dụng quyền sẽ bị sai trong cách này hay cách khác (lạm dụng quyền lực). Tác động tích cực của việc phân công trách nhiệm và trao quyền hợp lý: · Hạn chế lạm dụng quyền lực. · Giúp để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và hiệu lực. · Cá nhân phải tự chịu trách nhiệm. · Giúp hệ thống hóa công việc và đạt được mục tiêu của tổ chức. Nếu việc phân công trách nhiệm và quyền hạn không tốt sẽ dẫn đến hệ lụy như sau: · Lạm dụng quyền lực. · Không thể quy trách nhiệm. · Không ai phải giải trình khi kết quả không đạt. · Mâu thuẫn giữa quản lý và nhân viên. Không nhất thiết lãnh đạo cao nhất phải xác định trách nhiệm của từng vị trí liên quan chất lượng, việc này có thể do các trưởng phòng ban hoặc người đại diện chất lượng xác định, tổng hợp và trình lên lãnh đạo cao nhất để xem xét và ban hành. Quá trình xác định trách nhiệm và quyền hạn có thể là trách nhiệm liên quan tới quản lý quá trình như mục 4.4.1. e, có thể là bảng quy định trách nhiệm và quyền hạn (mô tả công việc) của các chức danh… Một bảng mô tả công việc, trách nhiệm và quyền hạn mà tổ chức thường xây dựng cũng thích hợp nhất cho yêu cầu này. Tiêu chuẩn yêu cầu lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo trách nhiệm và quyền hạn được thông báo và thấu hiểu trong tổ chức Cũng giống như chính sách chất lượng (5.2.2.b) trách nhiệm và quyền hạn cũng phải được thông báo và thấu hiểu trong toàn bộ tổ chức, việc thông báo nhằm giúp mọi người biết rằng ai là người chịu trách nhiệm cho công việc đó, còn thấu hiểu nói lên rằng người ta nhận thức đúng về trách nhiệm và quyền hạn được phân công và có thể bắt họ gánh chịu hậu quả khi công việc được giao không làm tròn. Đồng thời biết ai là người chịu trách nhiệm để liên lạc khi liên lạc hoặc có sự cố. Tiêu chuẩn không quy định sử dụng phương pháp nào nên tổ chức tự chọn phương pháp áp dụng phù hợp cho từng tổ chức miễn sau phương pháp sử dụng có hiệu lực. Có nhiều cách để truyền đạt trách nhiệm và quyền hạn như: · Trong một sơ đồ cơ cấu tổ chức (organigrams) xem hình 11.1; · Trong mô tả chức năng phòng ban (bảng quy định trách nhiệm phòng ban), · Trong mô tả công việc (mô tả vị trí công việc), · Trong thủ tục, quy trình (trong mỗi quy trình thêm phần trách nhiệm). · Trong mô tả quá trình và biểu đồ dòng chảy (như hình 8.1 và 8.3 chương 8). Tuy nhiên, tiêu chuẩn không những yêu cầu truyền đạt trong tổ chức mà còn yêu cầu người được truyền đạt phải thấu hiểu. Điều này cũng đơn giản, chỉ cần khi trao trách nhiệm và quyền hạn cho một vị trí nào đó phải giải thích rõ cho họ và những người liên quan đến công việc đó biết được trách nhiệm và quyền hạn của vị trí.
