Tổ chức phải cung cấp cho nhân viên mới trong công ty một lời giải thích rõ ràng về vị trí và nhiệm vụ của họ. Do đó, những người rời đi phải đảm bảo rằng họ sẽ giao nhiệm vụ cho người mới. Chuyển giao công việc cho người đương nhiệm được gọi là bàn giao công việc để họ hiểu rõ hơn về phần việc, tình trạng và những điều cần lưu ý khi làm việc. Do đó, người bàn giao cần chia sẻ cả thông tin thực tế và chủ quan. Các bước trong quy trình bàn giao công việc Những người muốn rời đi phải chính xác bàn giao công việc cho người thay thế. Ngoài ra, với tư cách là người quản lý, bạn có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các khoảng trống thông tin đều được đáp ứng và rằng thành viên mới được cung cấp một bản tóm tắt đầy đủ khi cô ấy tham gia. Để giao nhiệm vụ cho nhân viên mới, bạn nên làm như sau: 1. Cập nhật mô tả công việc Bước đầu tiên trong quy trình này là lập mô tả công việc. Đảm bảo rằng thông tin chính xác và được mô tả một cách dễ hiểu. Mô tả công việc bao gồm các nhiệm vụ chính, KPI, mục đích và phương tiện làm việc. Nhân sự mới cũng cần được đào tạo thêm. cung cấp cho họ kiến thức và khả năng sử dụng các công cụ liên kết nội bộ. 2. Cung cấp thông tin công việc Để đảm bảo nhân viên đó làm việc tốt, bạn phải cung cấp thông tin sau: Danh sách các thời hạn mà người đương nhiệm phải hoàn thành. Cụ thể hóa các nhiệm vụ hàng ngày. (Phần mềm quản lý công việc hàng ngày có thể giúp người mới hiểu và hiểu rõ hơn) Tất cả thông tin về các dự án hiện tại mà nhân viên mới sẽ đảm nhận Điều này nên bao gồm các mục tiêu của dự án, kết quả dự kiến, các bên liên quan, tiến độ hiện tại và thời gian hoàn thành. cung cấp thông tin chi tiết hơn liên quan đến dự án Danh sách các khách hàng đã mua sản phẩm của bạn, cũng như địa chỉ oder và địa chỉ liên hệ của họ, cũng như các yêu cầu chi tiết của họ và những lý do chính mà họ muốn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn. Thông tin liên lạc với các đồng nghiệp quan trọng và ghi chú về nhiệm vụ của họ. Lưu ý đến những vấn đề có thể xảy ra và những cách mà người nắm giữ công việc hiện tại đã giải quyết chúng trước đây. Thông tin bổ sung về nhân viên mới, bao gồm kế hoạch phát triển cá nhân của họ, cũng như điểm mạnh và điểm yếu của họ. Lưu ý đến các quy trình, file và thông tin đăng nhập cụ thể mà đồng nghiệp mới sẽ cần. 3. Lên kế hoạch làm quen tuần đầu cho người đương nhiệm Đây là một trong những bước khá quan trọng trong quá trình bàn giao công việc. vì nhân viên mới nên bắt đầu làm việc trong tuần này. Sẽ có lợi cho quá trình làm việc tiếp theo. Nếu bạn là một người chu toàn, hãy cung cấp các tài liệu như sổ tay công ty, mô tả công việc và danh sách đồng nghiệp cho người mới. Được hướng dẫn và tự tin hơn, họ sẽ không bỡ ngỡ nữa. Một mẹo nhỏ mà bạn có thể sử dụng là giới trước nhân viên mới. Để họ gặp nhau vào thời điểm phù hợp. 4. Hướng dẫn trực tiếp người đương nhiệm Cầm tay chỉ việc là cách nhanh nhất để hướng dẫn người mới làm việc trực tiếp. Thay vì chỉ đưa cho họ một đống giấy tờ, hãy dạy họ cách sử dụng nó. Do đó, người mới sẽ làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều so với những người trước đây. 5. Chia sẻ thông tin đội nhóm Các đồng đội sẽ chia sẻ kiến thức chuyên sâu của họ với nhau về công việc và khách hàng. Nhân viên mới sẽ hoà nhập nhanh chóng sau khi họ được tiếp cận với những thông tin thực tế này. Ngoài ra, thành viên trong nhóm sẽ làm việc tốt hơn khi họ biết và hiểu công việc của nhau. Tìm hiểu thêm và Chi Tiết Các Bước Trong Quy Trình Bàn Giao Công Việc
